Blog
09/12/2019
Per le aziende che presentano un volume significativo di viaggi business durante tutto l'anno, ma anche per quelle che occasionalmente organizzano trasferte per il proprio personale, esistono soluzioni professionali che consentono di razionalizzare la gestione operativa e i costi dei diversi servizi.
Gli operatori specializzati in business travel hanno sviluppato negli anni competenze manageriali specifiche che garantiscono standard qualitativi elevati e interessanti economie di scala. Inoltre dispongono di piattaforme informatiche all'avanguardia, tecnologia e software in grado di velocizzare i processi intervenendo funzionalmente su ciascuna procedura, dalla fase di pianificazione a quella operativa, fino alla gestione amministrativa (reporting, fatturazioni, rendicontazioni etc.).
Fra i vantaggi indiretti per le imprese che si avvalgono di agenzie specializzate vi è anche la riduzione del sovraccarico sugli uffici di segreteria che, per quanto possano operare in modo professionale, non riescono a competere con le agenzie in quanto a strumenti, costi ed efficienza, se non occasionalmente.
Le agenzie specializzate in business travel offrono al mondo delle imprese importanti vantaggi: oltre a garantire la copertura trasversale dei servizi attraverso la propria rete internazionale su tutte le destinazioni di viaggio, impattano positivamente sull'immagine aziendale essendo il viaggio un'attività di rappresentanza a tutti gli effetti. Come dire, il volto dell'azienda fuori dagli uffici. Un approccio improntato all'eccellenza aiuta a connotare l'azienda in modo positivo in quanto a professionalità e managerialità.
Nelle dinamiche relazionali fra agenzia e cliente può certamente generare effetti positivi una modalità di interazione improntata alla partnership. Un buon rapporto di reciprocità può infatti agevolare l'agenzia nella progressiva customizzazione dei servizi. A ben vedere, vi è una duplice opportunità per le imprese, da un lato avvalersi di un operatore specializzato con vantaggi qualitativi e contenimento dei costi, dall'altro migliorare il proprio standing grazie a un approccio taylor made in grado di superare l'interazione classica fra cliente e fornitore. Applicare i principi del marketing relazionale considerando il fornitore al pari di un cliente (o quanto meno al pari di un partner) può diventare un elemento strategico per il business stesso. Le imprese italiane purtroppo mediamente faticano a far propria questa concezione, peraltro neanche tanto innovativa.
I servizi business travel spaziano infatti da quelli basilari (prenotazioni voli, treni, navi, hotel etc.) a quelli che sono destinati a completare l'offerta anche nella direzione di una maggiore personalizzazione e assistenza, andando ad assorbire nicchie di mercato tradizionalmente proprie di altri settori (Mice ad esempio). Si va dunque dai servizi di prenotazioni aeree, ferroviarie e marittime e di autonoleggio, all'assistenza su visti e passaporti, all'organizzazione di transfer con bus navette e pullman, di visite guidate, meeting, incentive, fiere ed eventi o all'acquisto di servizi più esclusivi come il noleggio di aeromobili charter, di charter nautici, limousine, interpretariato etc. Con il vantaggio di avere un unico interlocutore anziché molteplici, cosa che a livello gestionale fa la differenza.
Per quanto riguarda la modalità operativa di gestione del cliente, nel caso di servizi offerti dai player più strutturati ed evoluti si passa dalle prestazioni propriamente standardizzate relative alle prenotazioni e all'assistenza anche sulle emergenze - call center attivi h 24, piattaforme online di accesso diretto per gli utenti, servizio via mail -, a quelle più customizzate che interessano altre aree strategiche, definibili con un termine riduttivo “accessorie” (si pensi ad esempio all'organizzazione di un meeting in hotel o di un business lunch o a un piano di trasferimenti di gruppi in bus o di singoli con NCC, a tutto il segmento dei servizi top, ambito di massima personalizzazione, fra i quali le corsie preferenziali come i fast truck, le sale VIP, il personale di assistenza nelle aree di viaggio, il servizio limousine ad personam etc.).
Per quanto riguarda la relazione amministrativa fra agenzia e cliente, si ha oggi la possibilità di pianificare in modo puntuale oltre al viaggio in tutte le sue fasi e in tutti i suoi aspetti anche i budget, di monitorare in tempo reale tutti i diversi passaggi accedendo direttamente alla piattaforma online dell'agenzia. Inoltre si ha la comodità del pagamento a fine mese a fronte di una fattura elettronica riepilogativa degli acquisti del mese tracciabili lungo tutto il processo. È evidente come tutto questo da un lato limiti le dispersioni di tempo causate dalle operazioni multiple di apertura e chiusura degli acquisti e delle job e dalle continue transazioni di denaro, dall'altro intervenga a vantaggio della programmazione del cash flow. All'inverso, consente all'agenzia di applicare in modo più conforme alle scelte aziendali la travel policy sui viaggi, variabile da azienda ad azienda, attraverso una ottimizzazione delle modalità operative.
Avvalersi di un “partner” specializzato in business travel management consente di godere indirettamente delle tariffe più vantaggiose messe a sistema per garantire le migliori opzioni in modalità best buy. Basti pensare alla sintesi possibile fra le tariffe preferenziali delle compagnie aeree riservate alle agenzie e quelle più basse disponibili sul mercato al momento della prenotazione. O alle prenotazioni alberghiere che cubano mediamente un risparmio del 20 % dovuto alla capacità di negoziazione delle agenzie sui grandi volumi, vantaggio che supera ogni possibilità di convenzione da parte della singola azienda che opera sul mercato occasionalmente e unicamente con i propri volumi di attività (minore potere di negoziazione). Senza considerare che le reti di cui dispone l'operatore specializzato coprono generalmente ogni destinazione e che il tasso di negoziazione sugli accordi commerciali con i fornitori di servizi nei diversi settori risulta essere massimamente competitivo, sempre in virtù dei volumi generati.
Da non trascurare anche il ruolo consulenziale che in fase di proposizione dei servizi l'agenzia di viaggi assume supportando l'azienda cliente sia nelle scelte “macro” che in quelle di dettaglio, con il vantaggio di una pianificazione strategica dell'architettura del viaggio e delle scelte di lungo periodo.
È chiaro a questo punto come anche il business travel management abbia molto a che fare con i processi evolutivi delle piccole e medie imprese la cui sfida primaria è rappresentata dalla capacità di cogliere le opportunità offerte dai livelli di specializzazione raggiunti nel settore e dall'innovazione dei processi gestionali, fattori che giocano a favore dello sviluppo. Una trasferta ben riuscita ha infiniti risvolti qualiquantitativi: preserva i budget, lavora sulla corporate image, ridisegna le travel policy delle imprese ponendo al centro la soddisfazione del personale viaggiante anche grazie ai risparmi ottenuti nel tempo e al fatto di lavorare d'anticipo sulla conformità delle spese.
Considerando il fenomeno all'inverso – lato agenzie - , concludiamo dicendo che il mondo del turismo va verso ambiti di specializzazione sempre più verticali e la segmentazione del mercato in questa prospettiva, può offrire nuove opportunità agli operatori sia nei termini di una maggiore professionalizzazione che in termini economici. Il mercato dei viaggi d'affari registra infatti una progressiva e costante crescita negli ultimi anni e la propensione delle imprese a viaggiare è cresciuta dopo gli anni della crisi economica e delle trasferte “tagliate” tornando a condizioni di “normalità” operativa. In sostanza, con l'export tornano a crescere i viaggi d'affari.
Marina Ricci – Redazione ACT